Microsoft Office

ทำ Archive Mail สำหรับ Outlook 2016 สำรองข้อมูลอีเมล์

สำหรับการทำ Archive mail ของ Outlook มีมาตั้งแต่ Outlook 2007 / 2013 แต่ใน Microsoft Outlook 2016 เปลี่ยนเมนูเล็กน้อย แต่ก็สามารถทำการ archive mail ได้อยู่ดี ซึ่งหลักการทำ archive mail นั้นเป็นการดึงอีเมล์ในการจัดเก็บออกมาเป็นอีกไฟล์ตามที่เราตั้งเงื่อนไขเอาไว้ โดยจะเป็นการลดการโตของไฟล์ .pst หลักในการเก็บไฟล์ของอีเมลล์ แถมยังเป็นการสำรองข้อมูลของไฟล์ email เก่าๆได้อีกด้วย โดยส่วนตัวผมก็แนะนำให้ทำปีละครั้ง หรือ 2 ครั้งต่อปีครับ

ปริ๊นไฟล์ Sheet Excel ให้เต็มหน้ากระดาษ

สำหรับหลายๆคนที่มีปัญหากับการปริ๊นไฟล์เอกสารของ Microsoft Excel ในหน้าไหนก็ตาม แล้วปริ๊นได้ไม่ครบตามที่ต้องการของหน้า Sheet นั้นๆ เพราะเราอาจจะมีหลายๆคอลัมน์มากจนกว่าจะปริ๊นมาได้ในหน้าหนึ่ง ซึ่งผมคิดว่าหลายๆคนเจอปัญหานี้แน่นอน มันทำให้ปริ๊นข้อมูลออกมาไม่ครบใน Sheet นั้นๆ วันนี้ผมจะมาสอนวิธีการปรับขนาดของหน้าที่จะทำการปริ๊นเอกสารออกมาให้พอดีกับหน้าขนาดของเราพอดี ต่อให้มีหลายๆคอลัมน์ก็ตาม ซึ่งเป็นทิปง่ายๆสำหรับการใช้ Microsoft Excel

การเปลี่ยนชื่อคนในการ Comment File Excel

สำหรับบางไฟล์ Microsoft Excel มีการรีวิวในการทำข้อมูลของไฟล์ Excel หลายๆคน และจะต้องมีการใส่ Comment ในของแต่ละเอกสารในการจัดการ และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ไม่ถูกต้องให้ถูกต้อง โดยสมุมติถ้าเรามี 3 คนในการรีวิวไฟล์ เราจะได้รู้ว่า คนไหนเป็นคนที่ทำการรีวิวเอกสารไฟล์ Excel นี้

ลบข้อมูลที่ซ้ำกันในคอลัมน์ Excel

สำหรับคนที่ทำข้อมูลเยอะๆ และต้องการลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกจากคอลัมน์ใน Microsoft Excel สามารถทำได้ง่ายๆ โดยใน Microsoft Excel มีฟังก์ชั่นตัวนี้ให้ใช้อยู่แล้วเรียกว่า Remove Duplicates เผื่อในกรณีทางเราได้รับมอบหมายในการทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลมากมายในการจัดการทำข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ และต้องการลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกจาก Microsoft Excel การลบข้อมูลที่ซ้ำกันภายในคอลัมน์ Microsoft Excel 1. ทำการเปิดไฟล์ Microsoft Excel ขึ้นมา จากตัวอย่าง จะเห็นว่า คอลัมน์ C7:C8 มีข้อมูลที่ซ้ำจาก C2 นั่นก็คือค่า A หลังจากที่เราลบไปแล้ว จะทำการลบคอลัมน์ C7 , C8 ไปเลย 2. ทำการเลือกคอลัมน์ที่เราต้องการลบ จากนั้น DATA > Remove Duplicates 3. เลือก Remove Duplicates 4. ทำการเลือกคอลัมน์ที่เราต้องการลบ ในการตรวจสอบว่ามีข้อมูลซ้ำ 5. จะเห็นได้ว่า ข้อมูลที่ซ้ำจะถูกลบไป ง่ายไหมละครับกับการลบข้อมูลที่ซ้ำกันภายในคอลัมน์ ส่วนมากจะเอาไว้ใช้กับการจัดการข้อมูลขนาดเยอะๆ จะช่วยให้คนทำไฟล์ DATA ใช้งานเพิ่มมากยิ่งขึ้นกับการทำ Remove Duplicates DATA

ใส่รหัสผ่านล๊อคไฟล์ Excel ให้ใส่รหัสผ่านก่อนทำการเปิดทุกครั้ง

สำหรับใครที่ต้องการให้ทำการใส่ password ก่อนการเปิด Microsoft Excel โดยถ้าเราไม่มีรหัสผ่านในการเปิดก็จะไม่สามารถทำการเปิดดูไฟล์เอกสารนั้นๆได้ โดยส่วนใหญ่จะใส่รหัสผ่านไว้กับเอกสารสำคัญทางการเงิน เพื่อไม่ให้คนอื่นสามารถเห็นตัวเลข หรือข้อมูลลับทางของลูกค้า